Anbefalte retningslinjer for ansattes egenhandel

Anbefalingen er en tilpasning til MiFID II regelverket, som forutsetter at foretakene har egne rutiner for å ivareta interessekonflikter forbundet med ansattes egenhandel. Tidligere var egenhandel regulert i norsk særlovgivning med blant annet 12 måneders bindingstid. At det er opp til foretakene å regulere egenhandel, forutsetter at foretakene har et rutineverk/adekvate ordninger som ivaretar hensynet til god forretningsskikk.

Styret har nøye vurdert hvilken linje VPFF skal legge seg på i forhold til blant annet bindingstid og andre begrensinger i egenhandelen. På bakgrunn av formålet med disse retningslinjene og for å forebygge interessekonflikter, anbefaler styret blant annet minst tre måneders bindingstid ved kjøp av finansielle instrumenter, forhåndsgodkjenning av handler, samt enkelte særlige begrensninger i forbindelse med blant annet corporate-virksomhet. De anbefalte retningslinjene for ansattes egenhandel er mer restriktive enn tilsvarende retningslinjer i øvrige nordiske^[1] land, som for eksempel har én måned bindingstid i sine bransjeregler.

Foretakene kan utarbeide mer restriktive og detaljerte retningslinjer enn det som fremgår av anbefalingen.

1 Formål med retningslinjene

Formålet med disse retningslinjene er å unngå at det oppstår interessekonflikter. Retningslinjene skal sikre at ansatte ikke handler finansielle instrumenter i strid med kunders eller arbeidsgiverforetakets interesse. Ansatte skal ikke kunne utnytte sin posisjon eller ha særlige fordeler fremfor kunder i handelen med finansielle instrumenter. Ansatte skal heller ikke kunne utnytte informasjon, som ikke er tilgjengelig for kunder, til sin fordel.

2 Aktsomhet

Ved egenhandel plikter den ansatte å utvise tilbørlig aktsomhet i samsvar med denne anbefalingens formål, samt unngå at egne handler kan svekke tilliten til foretakets eller den ansattes upartiskhet ved yting av investeringstjenester.

Ledende ansatte skal selv særskilt vurdere om det kan foreligge faktiske eller potensielle interessekonflikter knyttet til gjennomførte eller potensielle oppdrag, selskaper eller foretakets interesser som medfører at den ansatte bør avstå fra handel.

3 Hvem retningslinjene gjelder for

Disse retningslinjer får anvendelse for ansatte^[2] i alle verdipapirforetak som er medlem av Verdipapirforetakenes Forbund. Retningslinjene gjelder også for verdipapirforetakenes tilknyttede agenter.

Begrepet «ansatt» omfatter også andre personer som arbeider med, eller har innsyn i, foretakets investeringstjenester, som for eksempel styremedlemmer eller stille deltakere i indre selskap der foretaket er hovedmann.

Foretaket skal ha interne regler for hvilke ansatte og andre personer som er omfattet av disse retningslinjene.

4 Hva retningslinjene gjelder for

Retningslinjene gjelder for egenhandel i finansielle instrumenter som definert i verdipapirhandelloven. Retningslinjene gjelder tilsvarende for handler ansatte foretar for regning av tilknyttede personer, og for handler hvor den ansatte på annen måte medvirker til tilknyttede personers handel, se punkt 14 under.

Retningslinjene gjelder også for alle forsikrings- og pensjonsprodukter, samt unit-link produkter, hvor den ansatte selv kan ta investeringsvalg knyttet til konkrete finansielle instrumenter, med unntak av valg/bytte av verdipapirfond.

5 Forhåndsklarering

Foretaket skal ha en skriftlig rutine/prosedyre for forhåndsklarering. Egenhandel skal forhåndsklareres skriftlig eller på annen dokumenterbar måte med den foretaket har utpekt til oppgaven.

Dersom den klareringsansvarlige^[3] selv skal foreta egenhandel, skal denne klareres med overordnet.

Når en aktuell handel er klarert, må den foretas innen den tid som er fastsatt i foretakets rutiner eller i klareringen.

I vurderingen av om forhåndsklarering skal gis, skal det blant annet tas i betraktning om handelen er i konflikt med foretakets oppdragsliste, kundeordre, samt planlagt initiering av analysedekning. Videre skal den ansatte som handler avgi en skriftlig/elektronisk erklæring om blant annet at han/hun ikke er kjent med at handelen innebærer noen interessekonflikt, og at handelen skjer i henhold til foretakets interne regler for egenhandel.

Dokumentasjon av forhåndsklareringer og avslag skal oppbevares/lagres i minimum 5 år.

Det er ingen klareringsplikt for transaksjoner som faller inn under en avtale om aktiv forvaltning, forutsatt at det ikke har vært forutgående kommunikasjon i forbindelse med transaksjonen, mellom den aktive forvalteren og vedkommende person underlagt disse retningslinjene.

Det er ikke krav om forhåndsklarering for egenhandel i verdipapirfond.

Foretaket skal foreta en risikobasert etterkontroll av egenhandler.

6 Handelsbegrensninger og forbud

Ansatte kan ikke selv registrere sin ordre for egen regning i foretakets ordrebehandlingssystem, med mindre vedkommende benytter en standard netthandelsløsning.

Både den ansatte selv og den som utfører ordre for ansatt, plikter å vurdere om handelen kan komme i konflikt med foretakets plikt til å ivareta kundenes interesse etter regelverket om beste utførelse av kundeordre. Ved slik vurdering, skal det legges vekt på likviditeten i det finansielle instrumentet den ansattes ønsker å handle, ordresituasjonen og markedsforholdene. Ansatt eller ordreutfører må særlig påse at også bestemmelsene i verdipapirhandelloven om god forretningsskikk overholdes.

Dersom verdipapirforetaket tillater at ansatte handler i derivater, foretar shortsalg eller lånefinansierer kjøp av finansielle instrumenter, har den ansatte et særskilt ansvar for å vurdere om interessekonfliktene som kan foreligge ved slik handel veier så tungt, at handelen ikke bør gjennomføres.

Den ansatte plikter å avstå fra å handle dersom gjennomføring av handelen kan komme i konflikt med de plikter som følger av annet eller tredje ledd. Dette gjelder ikke ved tegning i henhold til fortrinnsrett etter aksjeloven eller allmennaksjeloven, eller ved aksept av tilbud til samtlige aksjonærer på like vilkår.

Ordreutførelse for ansatt i motsatt retning av kundeordre vil normalt ikke anses å være i konflikt med regelverket. Dersom det foreligger kundeordre med limit eller andre betingelser, må det vurderes konkret om ansattes ordre kan utføres.

Vurderingen av om ansattes ordre kan være i konflikt med regelverket bør gjøres så nær tidspunktet for gjennomføring av ordren som mulig. Når foretaket har vært tilrettelegger eller medtilrettelegger ved en kapitalinnhenting^[4] (notert/unotert) kan ansatte underlagt retningslinjene ikke handle finansielle instrumenter utstedt av den aktuelle utsteder eller hvis verdi er avhengig av usteders aksjer, før det tidspunkt som kommer først av:

1. dagen etter offentliggjøring av første periodiske rapportering/offentlig regnskapsrapport etter at transaksjonen er gjennomført
2. 3 måneder etter at transaksjonen er gjennomført.

Når foretaket har vært tilrettelegger eller medtilrettelegger ved opptak til handel på regulert marked eller en MTF, kan ansatte underlagt retningslinjene ikke handle finansielle instrumenter utstedt av den aktuelle utsteder eller hvis verdi er avhengig av usteders aksjer, før det tidspunkt som kommer først av:

1. dagen etter at verdipapirforetaket har offentliggjort en analyse, samt at utsteder har offentliggjort første periodiske rapportering/offentlig regnskapsrapport etter opptak til handel
2. 3 måneder etter opptak til handel.

Ved emisjoner eller spredningssalg av aksjer og egenkapitalbevis som foretaket tilrettelegger, kan den ansatte delta på ordinær måte forutsatt at det ikke blir gitt andre retningslinjer i det enkelte tilfellet^[5]. Hvis ordreboken er overtegnet kan den ansatte ikke få tildeling. Ovennevnte gjelder på samme måte hvor foretaket er tilrettelegger i prosjektselskap, men slik at foretaket da bør foreta en særskilt vurdering av interessekonflikter ved ansattes tegninger. Forbudet mot tildeling ved overtegnet ordrebok gjelder ikke ved fortrinnsrettsemisjoner der den ansatte tegner seg i henhold til fortrinnsrett etter aksjelovene. Ansatte som er aksjonærer kan ikke overtegne ut over tildelte retter i en tegningsrettsemisjon.

Foretakets ansatte kan ikke delta i garantikonsortier for fulltegning av emisjoner eller spredningssalg som foretaket forestår.

7 Analyser

Analytikers egenhandel er bindende regulert i VPFFs bransjestandard nr 3^[6] punkt 7. Bestemmelsen er vedlagt denne anbefalingen.

Analysesjef kan ikke eie finansielle instrumenter i foretakets «dekningsunivers», med unntak av aksjespareplan i egen arbeidsgiver.

Andre ansatte enn analytiker som har medvirket i arbeidet med en analyse, eller på annen måte har kjennskap til at det er en analyse eller rapport under utarbeidelse, kan ikke handle for egen regning med finansielle instrumenter dersom vedkommende vet at verdipapirforetaket vil offentliggjøre en analyse eller rapport om utsteder av vedkommende instrument. De nevnte ansatte kan heller ikke handle for egen regning med finansielle instrumenter samme dag foretaket offentliggjør en analyse eller rapport om utsteder av vedkommende instrument.

Ovennevnte gjelder også for handel i finansielle instrumenter avledet av det finansielle instrumentet analysen/rapporten gjelder.

8 Ansattes opplysningsplikt om egen beholdning ved investeringsrådgivning

På generell basis bør ansatte som yter investeringsrådgivning utvise særskilt aktsomhet ved rådgivning i finansielle instrumenter der den ansatte har økonomiske interesser.

Dersom den ansatte eier finansielle instrumenter med en ikke ubetydelig økonomisk verdi for den aktuelle ansatte, kan vedkommende være opplysningspliktig overfor kunder om egen beholdning av finansielle instrumenter i forbindelse med investeringsrådgivning og tilsvarende salgsarbeid knyttet til den aktuelle utstederen.

Ytterligere krav til verdipapirforetak knyttet til ovennevnte følger av VPFFs bransjestandard nr 3 punkt 10.8. Standarden er bindende for VPFFs medlemsforetak. Bestemmelsen er vedlagt denne anbefalingen.

Foretaket bør i sine forretningsvilkår opplyse at ansatte kan eie og handle finansielle instrumenter, men med de begrensingene som fremgår av lovverket, samt foretakets interne retningslinjer.

9 Corporate finance medarbeidere med flere

Ansatte i corporate-avdelingen må utvise særskilt aktsomhet ved egenhandel i selskaper corporate-avdelingen har eller har hatt oppdrag for.

Dersom den ansatte har eierposisjoner i utsteder bør foretaket foreta en vurdering om vedkommende kan delta i dealteam for den aktuelle utsteder. Relevante momenter i vurderingen vil typisk være den økonomiske verdien av posten, den ansattes privatøkonomi, hvor lenge den ansatte har eid aksjene, samt oppdragstype. Merk at i henhold til regelverket for Euronext Growth, er det innført begrensninger for ansatte i Euronext Growth Advisor^[7]

Ansatte i dealteam kan ikke tegne seg i emisjoner eller spredningssalg av aksjer og egenkapitalbevis i den aktuelle utstederen som foretaket er tilrettelegger for^[8].

Når corporate-avdelingen har/har hatt andre oppdrag for et selskap enn kapitalinnhenting og tilrettelegging av opptak til handel på regulert marked/MTF^[9], kan ansatte i corporate-avdelingen ikke handle finansielle instrumenter utstedt av selskapet, eller hvis verdi er avhengig selskapets aksjer, før det tidspunkt som kommer først av:

1. dagen etter offentliggjøring av selskapets første periodiske rapportering/offentlig regnskapsrapport etter at oppdraget er gjennomført.
2. 3 måneder etter at oppdraget er gjennomført.

Det samme gjelder ansatte utenfor corporate-avdelingen som har hatt kjennskap til oppdraget før dette ble offentlig kjent.

10 Krav til habilitet

Ansatte må ikke delta i beslutninger knyttet til foretakets egenhandel med finansielle instrumenter utstedt av et selskap som vedkommende leder, har ledende stilling i, eller hvor vedkommende er medlem av styret eller bedriftsforsamlingen. Ansatte må heller ikke delta i behandlingen av noe spørsmål som har slik betydning for vedkommende selv eller tilknyttet person, at vedkommende må anses for å ha en personlig eller økonomisk særinteresse i saken.

11 Rapportering

Ansatte plikter ved ansettelse, samt løpende under ansettelsesforholdet, å gi foretaket en oversikt over samtlige finansielle instrumenter som omfattes av reglene om egenhandel.

Ansatte skal rapportere erverv og realisasjon av finansielle instrumenter som omfattes av disse reglene, til den person foretaket har utpekt. Rapportering skal skje umiddelbart etter at handel er sluttet. Rapporteringsformat og innholdet i rapporten skal fastsettes av det enkelte foretak. Foretaket skal føre et register over rapporterte transaksjoner, herunder forhåndsgodkjenninger og avslag. Registrerte opplysninger skal oppbevares i minst fem år.

Ansatte skal også rapportere all egenhandel som den ansatte foretar for regning av den ansattes tilknyttede personer, jf. punkt 14. Handel som foretas av den ansattes tilknyttede personer selv, skal ikke rapporteres.

Rapporteringsplikten gjelder ikke for handler i UCITS-fond og handler gjort innenfor en aktiv forvaltningsavtale.

12 Bindingstid

Ansatte som er underlagt disse retningslinjene skal ha en bindingstid på minst tre måneder^[10]. Med bindingstid menes den tidsperiode den ansatte ikke kan avhende finansielle instrumenter som er ervervet ved kjøp eller bytte.

Bindingstiden regnes fra handelsdato. Ved tegninger anses tildelingstidspunktet som tidspunkt for avtale om kjøp. Aksjer ervervet ved fondsemisjon eller annen utdeling fra selskapet, regnes som ervervet på samme tidspunkt som «moraksjen».

Det skal legges til grunn et «first in – first out» prinsipp.

Det gjelder ingen bindingstid for finansielle instrumenter ervervet ved arv, gave, skifte av felles bo, eller lignende ervervsform.

Aksjer kan realiseres før bindingstiden er utløpt, dersom realisasjonen skjer ved aksept av et tilbud om kjøp av samtlige aksjer i et selskap fremsatt til alle aksjonærene på like vilkår, og aksjene ble ervervet før oppkjøpstilbudet ble kjent.

Bindingstiden gjelder ikke ved realisasjon av aksjer og egenkapitalbevis utstedt av arbeidsgiverforetaket (eller selskap i samme konsern som arbeidsgiverforetaket) der instrumentene erverves som følge av utøvelse av opsjons- eller tegningsrettsprogrammer for de ansatte, og realisasjonen skjer innen én måned etter at den ansatte har mottatt instrumentene.

Ansatte må vente én måned etter salg av et finansielt instrument, før de kan foreta et nytt kjøp av det samme instrumentet.

Det gjelder ikke krav om bindingstid ved inngått avtale om aktiv forvaltning, forutsatt at det ikke har vært forutgående kommunikasjon i forbindelse med transaksjonen, mellom den aktive forvalteren og vedkommende person underlagt disse retningslinjene. Det gjelder heller ikke krav om bindingstid ved handel i verdipapirfond.

Passiv handel som følge av tvangssalg, innløsning av solgte derivater eller tilbakekall av innlånte aksjer som er solgt short, anses ikke som brudd på bindingstiden.

Omgåelse av bindingstiden, eller andre bestemmelser i disse retningslinjene, for eksempel gjennom bruk av derivater og/eller shorthandel er ikke tillatt.

13 Unntak

Foretaket kan gi dispensasjon fra bindingstiden dersom det foreligger særskilte forhold som for eksempel endring i familieforhold, bosted mv.

Foretaket kan gi andre unntak fra disse reglene dersom særskilte forhold foreligger. Unntak må dokumenteres skriftlig.

14 Tilknyttede personer med mere

All handel, herunder kjøp, salg eller tegning som den ansatte foretar for regning av tilknyttede personer omfattes av reglene ovenfor. Det samme gjelder handel den tilknyttede personen foretar i samråd med den ansatte, eller hvor vedkommende ansatte på annen måte medvirker til tilknyttede personers handel. Tilknyttede personer kan selv gjennomføre handler via netthandelsløsning til ansattes arbeidsgiver.

Ansatte plikter å informere sine tilknyttede personer om reglene og retningslinjene for egenhandel.

Som den ansattes «tilknyttede person» menes ektefelle eller annen person som den ansatte bor sammen med i ekteskapslignende forhold (samboer), mindreårige barn av den ansatte eller av den ansattes ektefelle eller samboer, selskap hvor den ansattes tilknyttede personer har slik innflytelse som nevnt i aksjeloven § 1–3 annet ledd, allmennaksjeloven § 1–3 annet ledd eller selskapsloven § 1–2 annet ledd, samt selskap hvor den ansatte, alene eller sammen med tilknyttede personer, har eller kontrollerer minst 20 prosent av stemmerettene eller kapitalen. Som tilknyttet person regnes også en person hvor den ansattes forbindelser^[11] er slik at den ansatte har en direkte eller indirekte vesentlig interesse i handelens utfall, med unntak av et gebyr eller en provisjon for gjennomføring av handelen.

Eier en ansatt aksjer eller andeler i et selskap som investerer i finansielle instrumenter, skal foretaket foreta en vurdering av om eierskapet medfører interessekonflikter i den ansattes arbeide, samt håndtere eventuelle interessekonflikter.

I VPFFs bransjestandard nr 3 punkt 11 fremgår bindende regler vedrørende handel i finansielle instrumenter for tilknyttet person til analytiker.

15 Foretakets plikter

Foretaket skal ha interne regler som sikrer en effektiv kontroll med at retningslinjene overholdes.

Foretaket skal informere ansatte om innholdet av regler og retningslinjer for egenhandel.

Vedlegg

Utdrag fra bindende bransjestandard nr 3 «Forholdet mellom corporateavdeling og analyseavdeling. Håndtering av interessekonflikter og innholdskrav i analyser».

11 Regler for analytikers og tilknyttede personer egenhandel

Analytiker kan ikke utarbeide eller delta i utarbeidelse av analyser av finansielle instrumenter i utstedere hvor vedkommende selv eier finansielle instrumenter. Compliance og/ eller analysesjef skal vurdere om forbudet også bør gjelde tilsvarende for andre utstedere i samme sektor/bransje.

Et eventuelt salg av finansielle instrumenter forut for at vedkommende begynner som analytiker for det finansielle instrumentet og/eller utsteder, må gjennomføres så fort foretaket ber analytiker forberede seg for å ta opp dekning, senest en måned forut for planlagt tidspunkt for publisering av analysen. Compliance kan gi unntak fra tidsfristen for gjennomføring av salg.

Etter nærmere vurdering av analysesjef og Compliance kan det tillates at analytiker beholder finansielle instrumenter ervervet;

• tidligere enn 3 måneder før vedkommende begynte som analytiker for det finansielle instrumentet og/eller utsteder.
• på annen måte enn ved kjøp; eksempelvis arv og fusjonsvederlag.

Dersom analytikeren har fått slik tillatelse som nevnt i tredje ledd, gjelder følgende bestemmelser:

• Analytiker kan ikke selge med mindre siste anbefaling er salg. Compliance kan i særlige tilfeller gi dispensasjon fra denne bestemmelsen.
• Analytikere kan ikke selge før det har gått minst én uke etter at vedkommendes analyse (med salgsanbefaling) er offentliggjort. Restriksjonen på salg gjelder selv om eventuell bindingstid er utløpt.
• Analytikere kan benytte tegningsretter ved emisjon av aksjer i selskaper analytikeren er aksjonær i fra før, men kan ikke kjøpe nye tegningsretter.

Analytikere har opplysningsplikt om egen beholdning slik det fremgår av pkt 7.9.

Tilknyttede personer ^[12] med kunnskap om:

1. det sannsynlige tidspunktet for offentliggjøringen av analysen,
2. innhold av analysen som ikke er tilgjengelig for kundene eller offentligheten, eller
3. innhold av investeringsanalysen som ikke lett kan utledes av offentlig tilgjengelig informasjon

kan ikke handle for egen eller andres regning (herunder verdipapirforetakets regning) i finansielle instrumenter som omfattes av analysen eller et avledet finansielt instrument, før mottakerne av analysen har hatt rimelig anledning til å handle på bakgrunn av analysen.

7.8 Meglers opplysningsplikt om egen beholdning^[13]

Meglere kan være opplysningspliktige overfor kunder om egen beholdning av aksjer i forbindelse med salgsarbeid ved emisjon/videresalg, og ved rådgivning om kjøp eller salg i annenhåndsmarkedet dersom den ansatte eier aksjer i selskapet som rådgivningen gjelder og aksjene har en ikke ubetydelig økonomisk verdi for den aktuelle ansatte.

I verdipapirforetakets interne retningslinjer bør det inntas nærmere definisjon av hva som skal anses som en opplysningspliktig posisjon, samt hvordan en eventuell opplysningsplikt skal oppfylles. Det bør også tas stilling til hvorvidt ansatte som innehar slike posisjoner som nevnt i enkeltaksjer skal kunne opptre som megler/market-maker i den samme aksjen.

For å unngå at en ansatt, som har slike posisjoner som nevnt ovenfor, skal komme i en vanskelig posisjon i forhold til sin rådgivning overfor kunder, skal foretaket i sine interne retningslinjer fastsette at aktiv rådgivning fra vedkommende med hensyn til kjøp eller salg utelukkende skal være basert på foretakets analyser. Dersom foretaket ikke har utarbeidet analyser knyttet til et selskaps aksjer skal vedkommende kun utføre en «passiv» megling, dvs. unngå å gi noen råd til kunder.

Fotnoter

Engelsk versjon av anbefalingen ligger her.